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Por mais que um evento seja esperado pelo público, ninguém gosta de ter que ficar esperando para entrar. Dessa forma, saber como evitar filas na porta de seu evento pode fazer a diferença entre ele ser lembrado como um momento único ou como um verdadeiro fracasso. Embora sejam dicas simples para não deixar as pessoas paradas, muito tempo à espera, nem sempre são lembradas na hora de organizar um evento.
1. Calcule a expectativa de público
Ter uma ideia o mais próximo possível da realidade quanto ao número de pessoas que provavelmente comparecerão ao seu evento é fundamental para não correr o risco de formar fila na porta de entrada. Isso pode ser feito ao saber quantos ingressos já vendidos ao total e como está a expectativa para a venda na hora.
Organizadores que não se preocupam com isso apenas estão prejudicando o seu nome, pois o acúmulo de pessoas em frente à porta de entrada é um dos principais motivos de fracasso e reclamação do público. Mesmo quem está muito interessado em assistir a atração sente-se desrespeitado ao ter que ficar esperando, ainda mais se já está com os ingressos em mãos.
2. Aumente a agilidade na porta
Se você sabe que o seu evento possui uma expectativa grande de público é ainda mais importante que as pessoas contratadas para cuidar da portaria estejam preparadas e sejam profissionais capacitados. Os responsáveis pela venda de ingressos, revistar quem entrar e demais envolvidos na portaria devem saber exatamente o que fazer.
Também é importante que cada um tenha uma função específica, para que não haja confusão na hora de dividir as tarefas. Além disso, eles devem estar inteirados de todas as informações relacionadas à atividade que desempenham. Ou seja, quem estiver vendendo os ingressos não deve saber apenas o preço deles, mas também quais os descontos possíveis, se há isenções, lista com nomes, convidados, etc.
O meuingresso.com, plataforma recomendada pelo Produzindo Eventos para venda de ingressos online, conta com uma funcionalidade que irá ajudar (e muito!) a agilizar a entrada do público no seu evento. Trata-se de uma identificação através do QR Code do ingresso adquirido pelo cliente. Ele irá identificar e validar o ingresso na hora. Uma alternativa simples e eficaz que vale a pena testar para evitar o acúmulo de pessoas na porta de entrada do seu evento.
3. Tenha o número suficiente de caixas, catracas ou guichês
Quando o evento é de grande porte e espera-se a presença de um público bastante significativo é preciso permitir o fluxo satisfatório de pessoas que chegam. Isso nem sempre depende apenas do profissionalismo das pessoas contratadas para trabalhar na entrada.
Nesse sentido, é importante que haja guichês de atendimento suficientes, isso, aliás, é um dos pontos a se observar na hora de escolher o local para um evento. Caso existam poucas portas e uma grande expectativa de público, a entrada pode virar um caos, sem contar possíveis confusões que tendem a ocorrer quando as pessoas se irritam com a demora.
4. Ofereça mais de uma entrada
Outra forma de como evitar filas na porta de seu evento quando já se sabe que o público será numeroso é oferecer uma segunda entrada quando possível. Em um estádio, por exemplo, onde há catracas em mais de um lado do prédio, pode ser preciso usá-las.Nesse caso, todas as entradas devem estar equipadas com venda de ingressos, se for o caso, segurança, etc.
Caso contrário, essa entrada pode ser usada por pessoas mal intencionadas que desejam prejudicar o sucesso do seu evento. As entradas secundárias também devem estar bem sinalizadas, para que os participantes não percam tempo procurando-as ou mesmo usando uma que esteja mais longe.
5. Libere a entrada com antecedência
As dicas de como evitar filas na porta de seu evento servem, principalmente, para os eventos com grande expectativa de público, pois é quando a situação pode se tornar caótica quando não for controlada. Desse modo, uma forma simples de não deixar que as pessoas se acumulem nas entradas é abrindo as portas algumas horas antes do evento começar.
Com essa medida, evita-se ainda que as pessoas se machuquem ao querer entrar todas juntas ou mesmo que permaneçam na fila por horas enquanto o check-in de cada pessoa é realizado. Grandes eventos musicais costumam abrir os portões muitas horas antes, o que certamente resulta em mais segurança e satisfação dos participantes.
6. Disponibilize pessoas para organizar a fila
Conforme o tipo de evento e a expectativa de público,se faz necessária a contratação de pessoas para organizar a fila e mesmo para fornecer informações. Quando existe uma fila para a venda de ingressos, outra para entrar no evento, etc, é comum que os desavisados permaneçam por um tempo desnecessário na fila errada.
Além de pessoas responsáveis pelas filas é possível ainda fazer uso dos organizadores, como pedestais e cordas para separar as filas, o que ajuda em muito na sua organização. Com esses acessórios, também é uma forma de quem chegar à entrada do evento identificar melhor em qual das filas devem entrar. De qualquer forma, a portaria precisa estar bem sinalizada, com identificações em cada fila.
7. Venda ingressos online
Vender ingressos online já não é mais uma tendência é um requisito básico. Não há como negar que os clientes consomem pela internet e por isso não existe motivos para que seu evento não venda ingressos online. Tendo seu ingresso em mãos você tem a entrada facilitada sem permanecer na fila para adquirir seu ingresso ou realizar inscrições.
Além disso, ao disponibilizar essa forma de venda, tona-se mais fácil calcular quantas pessoas irão comparecer ao evento. Porém, mesmo com essa medida, é importante que o público também possa adquirir as entradas na hora, a não ser que todas tenham sido vendidas e a lotação máxima esteja no limite. Se você quer mais informações, temos um ótimo artigo sobre venda de ingressos online.
E o meuingresso.com, que já citamos anteriormente, é uma plataforma conhecida nacionalmente para venda de ingressos online, facilitando a vida do produtor em todas as etapas do evento. Conheça aqui 10 Dicas de como vender mais ingressos utilizando o meuingresso.com.
8. Promova um check-in eficiente
Quando o evento exige um tipo de credenciamento para participar o melhor é que ofereça a opção de check-in online aos participantes, o que vai evitar filas para entrar no local de sua realização. Assim, na hora de entrar o participante apenas deve dar o seu nome para pegar o seu crachá, se for o caso, sendo que as informações que devem constar em seu cadastro já estão preenchidas.
Também existem aplicativos para celular muito eficientes para fazer o check-in, sendo necessário apenas aproximar o ingresso da tela para que o mesmo seja validado em menos de cinco segundos. Além de ser muito rápido, promovendo o fluxo satisfatório dos participantes, alguns desses apps alertam para possíveis casos de falsificações de ingressos.
