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Fazer um evento acontecer é algo que pode deixar qualquer profissional bastante estressado, independente do nível de experiência no ramo. Devido à grande responsabilidade que recai sobre o produtor de eventos, o qual precisa administrar uma série de tarefas para que determinado evento aconteça satisfatoriamente, muitas pessoas desistem e procuram outras ocupações. Porém, é possível ser um produtor de eventos e ter uma vida saudável, desde que se saiba como aliviar o estresse da profissão.
Selecionamos algumas dicas para que qualquer produtor de eventos tenha condições de trabalhar com o menor índice possível de estresse, não importa qual seja o tipo de evento. Confira abaixo como aliviar o estresse da profissão, garantindo resultados melhores sem que a sua qualidade de vida seja afetada.
1. Invista em ferramentas que você conheça
As novidades tecnológicas devem facilitar a vida das pessoas, no entanto, é preciso de cuidado na hora de utilizar uma ferramenta lançada recentemente no mercado. Caso você ou os integrantes da sua equipe não tenham familiaridade com determinada tecnologia, é melhor optar por uma alternativa mais simples, pois a ferramenta moderna pode atrapalhar a realização de tarefas. Por exemplo: se você não está preparado para realizar conferências em vídeos (como os hangouts do Google+), escolha outra maneira de se comunicar com seus contatos, pois o uso incorreto da ferramenta pode comprometer o seu objetivo.
O mesmo vale para o público-alvo do evento em questão. Não adianta elaborar uma estratégia de divulgação que envolva a divulgação em mídias sociais se a audiência do evento for composta majoritariamente por pessoas com idade mais avançada e que não costumam utilizar tanto esse tipo de plataforma. Lembre que as tecnologias devem servir para que você alcance as suas metas, por isso, tente identificar quem é a principal audiência de cada evento e que tipo de tecnologia tende a ser usada com mais frequência por essa parcela da população. No caso do público jovem, é interessante apostar em campanhas feitas via dispositivos móveis, por exemplo.
2. Planeje as tarefas e anote tudo de modo organizado
Além de poupar preocupações com o uso de certos recursos tecnológicos, você pode diminuir o estresse sendo um planejador organizado, afinal, produzir um evento requer o controle sobre inúmeras tarefas. Se você não fizer um planejamento detalhado, uma única tarefa pode não ser feita como deveria, prejudicando o andamento de todo o evento. Para evitar esse tipo de situação, recomenda-se anotar o maior número possível de informações, seja em uma agenda ou em uma pasta no seu computador. Assim, você será capaz de organizar a realização de cada atividade sem ter que se estressar desnecessariamente, visto que esse planejamento proporcionará uma visualização mais completa de tudo o que deve ser feito.
3. Crie listas de prioridades
Para garantir um plano de ação ainda mais eficiente, basta criar listas de prioridades. Desse modo, você não correrá o risco de deixar uma tarefa urgente em segundo plano. Assim que os objetivos forem realizados, risque-os da sua lista, o que vai permitir um foco maior nas próximas tarefas e também proporcionará a sensação de missão cumprida para o que já tiver sido feito. Saber quais são as prioridades ao produzir um evento nem sempre é fácil, contudo, você pode perceber o que deve ser realizado antes ao ter um planejamento organizado, possibilitando que você coloque determinadas tarefas em caráter emergencial devido aos prazos de entrega de materiais ou do agendamento do local do evento, por exemplo.
4. Defina uma estratégia para cada ação
Além de evitar o estresse relacionado a dificuldades no planejamento, é possível trabalhar com menos pressão se você tiver uma estratégia definida para cada ação. Quem não faz isso tem mais chances de obter um desempenho inferior, uma vez que o preparo é imprescindível para que você consiga fazer tudo como o cliente deseja.
5. Tenha um relacionamento saudável com contatos profissionais
Assim como em qualquer profissão, o produto de eventos deve cultivar uma relação saudável com todos os seus contatos profissionais, não apenas colegas de trabalho, mas também clientes, distribuidores, fornecedores e outros parceiros. Se houver uma quantidade grande de atritos, o grau de estresse será maior para todos os envolvidos, o que poderá prejudicar a coordenação do evento. Por isso, mantenha um relacionamento amigável com todos ao seu redor e esteja sempre aberto para diferentes opiniões e abordagens.
6. Saiba delegar funções
O fato de você ser o produtor do evento não significa que você precisa fazer a maioria das tarefas por conta própria. Mesmo que a sua equipe seja pequena, tente delegar funções de acordo com as habilidades de cada profissional, evitando que você e que seus funcionários fiquem sobrecarregados, o que aumenta o estressa e pode gerar momentos de tensão durante o processo de produção do evento. Além disso, se o ânimo de todos estiver alterado, isso provavelmente refletirá no resultado final, deixando seu trabalho com uma imagem negativa.
7. Aceite que nem tudo está ao seu alcance
Por mais que você tenha planejado tudo nos mínimos detalhes, nem sempre as coisas acontecerão como você previu, pois a produção de eventos envolve diversos fatores, sendo que muitos elementos não dependem exclusivamente de você e do seu esforço. Portanto, não adianta ficar se culpando caso imprevistos ocorram. Procure contorná-los da melhor maneira possível, sem que os contratempos virem motivo para deixar você mais estressado.
Conclusão
Mesmo que você dê o seu melhor ao produzir um evento, sempre existirá a possibilidade de que você tenha que lidar com problemas. Ao invés de se estressar com eles, encare tais empecilhos como desafios que vão ajudar você a ser um profissional mais experiente. Além disso, cuide da sua saúde física e mental, sem se desgastar demais e sem se esquecer de separar um tempo para você se divertir, relaxar e fazer coisas que não sejam ligadas ao trabalho, mesmo que você ame a sua profissão.
Confira novas dicas em nossos próximos artigos e comente sobre as suas experiências mais estressantes!
