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Profissionais encarregados da produção e gestão de eventos culturais devem saber como organizar, planejar e acompanhar todas as etapas da realização de eventos como shows, exposições de arte, festivais de filmes, entre outras manifestações culturais. Independente de o cliente ser uma empresa privada ou uma organização pública, os produtores de eventos são responsáveis pelo gerenciamento dos serviços necessários para que os eventos aconteçam, desde a fase de pré-produção até a finalização de cada evento
Abaixo você confere algumas dicas para a produção e gestão de eventos culturais:
1. Definição de metas
A primeira coisa que você deve fazer é definir as metas do evento cultural, considerando o público-alvo que você visa atingir. No caso de um lançamento de um livro, por exemplo, pesquise a quantidade de pessoas que o local suporta e estabeleça um número de frequentadores em potencial. Por isso, escolher o lugar é um dos principais fatores para que você tenha condições de criar objetivos realísticos.
2. Cuidado com os detalhes
Os produtores de eventos culturais devem ter o máximo de cuidado com os detalhes dos eventos pelos quais são responsáveis, pois qualquer coisa que não ocorra como o previsto pode prejudicar o andamento do evento. Por isso, preste atenção em todos os detalhes envolvendo o evento em questão, incluindo elementos ligados aos equipamentos, à infraestrutura do local, e muito mais;
3. Equipe capacitada
Como a produção e gestão de eventos culturais requerem uma série de atividades, dificilmente você conseguirá fazer todas as tarefas por conta própria. Sendo assim, recomenda-se a criação de uma equipe devidamente habilitada para atuar nas várias funções que eventos desse tipo exigem. Além de funcionários especializados em cultura, administração de eventos e áreas similares, é possível contratar os serviços temporários de pessoas com o conhecimento técnico para a realização de determinadas funções, como a montagem de materiais e os cálculos logísticos do evento;
4. Organização e planejamento
O sucesso de um evento cultural depende de inúmeros fatores, como a organização dos produtores na hora de planejar as ações e colocá-las em prática. Quanto maior for a organização antes e durante o evento, melhor será a aplicação das atividades visando alcançar os objetivos traçados. Além disso, planejar com bastante antecedência ajuda a evitar contratempos e garante um preparo maior diante de eventuais imprevistos;
5. Comunicação eficiente
A capacidade de se comunicar com outras pessoas é essencial para que um produtor de eventos culturais realize um bom trabalho, afinal, todas as etapas exigem que se entre em contato com fornecedores, parceiros profissionais, funcionários da equipe, consumidores, etc. Portanto, a comunicação deve ser aberta e clara, de modo que as informações sejam transmitidas com eficiência;
6. Divulgação apropriada para cada tipo de evento
Ao pensar em estratégias de divulgação, lembre-se de que cada tipo de evento requer medidas específicas para que se consiga êxito. Aproveite suas parcerias profissionais para disseminar informações a respeito de eventos e explore o potencial da web, visto que os blogs e as mídias sociais são plataformas virtuais que asseguram uma grande visibilidade, podendo gerar um buzz positivo e aumentar o interesse dos internautas. De preferência, invista em ações em redes que são muito usadas pelo público-alvo de cada evento, apostando em compartilhamentos, sorteios, publicação de vídeos, entre outras formas de divulgação que não precisam de muitos custos;
7. Patrocícinio
Eventos de diversas naturezas contam com patrocínio para que sejam viáveis. Eventos culturais não são diferentes, pelo contrário. Em diversos casos eventos culturais possuem caráter beneficente e dependem extremamente dos patrocinadores. Se seu evento se enquadra nesse cenário se prepare e crie modelos de patrocínio onde o patrocinador também será beneficiado, isso pode aumentar as chances de sucesso da negociação. O modelo de publicidade é um dos mais comuns porém quanto menor é o volume do seu publico menor o alcance e por sua vez menos interessante é para o patrocinador. Uma forma muito interessante de patrocínio é o financiamento colaborativo, temos um artigo que explica que bicho é esse, vale a pena ler. Seja criativo procure cases de eventos de sucesso para se inspirar e prepare-se para muito trabalho.
8. Viabilidade financeira
Qualquer tipo de evento precisa ter um controle de gastos preciso, tanto os eventos de grande porte quanto os de pequeno ou médio porte. Não adianta preparar um evento de alta qualidade se o aluguel do local, a contratação dos funcionários, e outras medidas apresentam valores acima do total disponível para a realização do evento; Não deixe de ler nosso post sobre planejamento financeira de um evento.
9. Contratação de profissionais terceirizados
Como nem todas as funções podem ser realizadas por sua equipe de produção, é fundamental recorrer a serviços terceirizados, como seguranças, profissionais de limpeza, cozinheiros, entre outros profissionais. Não se esqueça de conferir a qualidade dos serviços antes, durante e após o evento cultural, de modo que você não tenha que se responsabilizar por possíveis problemas decorrentes de serviços terceirizados;
10. Pesquisa ampla a respeito do tema do evento cultural
Durante a fase de preparação, é importante pesquisar sobre o tema do evento cultural para que você e sua equipe não cometam nenhuma gafe. Converse com os contratantes para saber o que eles desejam com o evento e crie estratégias com base nas informações adquiridas. Lembre que cada tipo de evento exige uma abordagem diferente, desde a decoração do local até a forma de divulgação. Além disso, você deve saber quais são as prioridades ao realizar um evento cultural. No caso de uma exposição de fotos, por exemplo, é essencial ressaltar o papel de cada artista e proporcionar uma visualização adequada para que os frequentadores tenham o melhor acesso possível às obras;
11. Supervisão em todas as fases da produção
Para alcançar os melhores resultados na produção e gestão de eventos culturais, supervisione todas as fases, observando a atuação dos profissionais de diferentes árias. Desse modo, é possível acompanhar todos os processos, garantindo um controle maior sobre o evento cultural.
A partir das nossas dicas para a produção e gestão de eventos culturais, você pode realizar uma grande quantidade de eventos culturais com um grande índice de sucesso. Depois de fazer o fechamento do orçamento e de conferir todos os detalhes, compartilhe a experiência conosco na seção de comentários e não se esqueça de voltar ao site para checar novas dicas para a produção de eventos!
