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Se antes era praticamente impensável cogitar a presença de bandas, palestrantes, artistas e outros profissionais de outros países em um evento feito no Brasil, o cenário atual já permite que produtores de eventos de diferentes níveis consigam incluir esse tipo de convidado em alguns eventos. Mas como ter convidados internacionais em eventos?
Bem, para você saber o que fazer se a sua intenção é justamente contar com a participação de personalidades internacionais em eventos organizados por você e sua equipe, basta conferir as dicas que separamos a seguir. Porém, antes de visualizar as nossas recomendações e colocá-las em prática, é indispensável conhecer a importância de pessoas de outros países em determinados eventos, incluindo festas, festivais, shows, palestras, entre outros.
A principal vantagem de participantes internacionais é a visibilidade que estes trazem para um evento. Todo diferencial positivo ajuda a garantir um chamariz para eventos, e personalidades de fora não são exceções. Ao ver nomes internacionais em flyers, perfis em sites e outras formas de divulgação, a chance de despertar o interesse dos potenciais frequentadores do evento é bem mais expressiva, afinal de contas, muitas pessoas ficam mais entusiasmadas diante de possibilidade única de contato com quem mora e trabalha longe.
Outro benefício de correr atrás de convidados internacionais é a credibilidade que essa tática pode transmitir ao público-alvo dos eventos em questão. Claro que não basta ter qualquer celebridade de outro país para garantir o interesse do público. O ideal é selecionar profissionais que tenham algum diferencial, podendo proporcionar contribuições para quem estiver nos eventos em que tais profissionais também estarão.
Veja como ter convidados internacionais em eventos
1. Planejamento detalhado
Se você nos acompanha, sabe muito bem que sempre batemos nessa tecla, mas não tem como fugir dela. Estamos nos referindo à relevância de criar um planejamento detalhado antes de cada evento, inclusive para eventos internacionais, ou nacionais com a presença de um ou mais personalidades do exterior.
Quanto mais organizado for o seu planejamento, mais fácil será concretizar o plano de ter um profissional de outro país contribuindo para que o seu evento seja um sucesso. Por conta disso, é fundamental reservar tempo, dinheiro e mão-de-obra, especificamente para a tentativa de trazer o convidado especial, pois não é da noite para o dia que isso acontece.
Ao usar uma planilha com tudo o que você necessita, você terá mais chances de acertar na maneira como você vai gastar o seu orçamento. Por mais que seja vantajoso contar com a participação de um convidado internacional, não adianta conseguir essa participação às custas do seu orçamento total, que não pode ficar comprometido em virtude de uma única medida. Experimente nossa planilha de planejamento financeiro e tenha a previsão de todos os custos e da receita necessária para realização do evento.
2. Não fuja do perfil do evento
De que adianta ter a presença de um convidado internacional famoso se ele não tem as capacitações exigidas para oferecer o que o público deseja? Levando isso em conta, você deve se ater ao perfil de cada evento antes de definir quem será o convidado de honra, uma vez que a escolha errada pode gerar insatisfação.
Conheça o tema do evento, os interesses do público-alvo e, claro, a experiência dos candidatos a convidados internacionais. Mais do que isso, verifique se as pessoas consideradas possuem as características necessárias para as funções desejadas. Isto é, nada de chamar um famoso que não se dá bem em conversas ao vivo para palestras, por exemplo.
3. Tenha cuidado no contato com os convidados em potencial
Uma das maiores dúvidas de produtores de eventos, em relação à participação de figuras do exterior, é como entrar em contato com tais pessoas ilustres, que darão o ar da sua graça nos eventos organizados por você. Um conselho bastante válido é sempre manter seu networking variado, com a finalidade de facilitar o processo de comunicação com eventuais convidados do exterior, caso haja a necessidade de pedir algum favor ou se for preciso negociar contratos e outros fatores comuns em eventos.
A sua rede de contatos pode ser útil quando você não encontrar formas eficazes de diálogo com quem você deseja convidar ou contratar. Se um contato em comum facilitar essa etapa, você não precisará se desgastar tanto e até poderá economizar. Por exemplo: um amigo de um amigo pode recomendar certo convidado internacional, que ficaria feliz em participar gratuitamente só pelo fato de você ter alguma ligação com o contato que possibilitou a conversa entre vocês.
Mas se você não conhece alguém que conheça o profissional internacional, basta recorrer a ferramentas tradicionais de contato, como telefones oficiais, sites e perfis em redes sociais, entre outros jeitos de abordar um possível convidado para o seu evento.
4. Faça uma abordagem apropriada
Após conseguir o contato, é só fazer a abordagem apropriada, apresentando uma proposta na língua de origem do convidado e ressaltando que não seria um favor, mas uma proposta de benefício mútuo, especificando os pormenores das vantagens para cada uma das partes.
O mais aconselhável é criar uma espécie de briefing, que irá guiar o convidado em potencial. Além disso, estabeleça um canal de fácil acesso para a solução de eventuais dúvidas a respeito da participação da pessoa no evento que você está programando. E lembre que muitos participantes desse tipo costumam aceitar a partir de incentivos financeiros. Caso você não tenha grana para pagar o cachê ou garantir uma hospedagem e outros elementos essenciais, conte com o auxílio de patrocinadores.
Ao levar em consideração as dicas acima, você conseguirá ter convidados internacionais em todos os eventos que você quiser. Caso isso já tenha ocorrido com você, conte como foi a participação da personalidade do exterior, desde a fase de contato inicial até o resultado. E volte ao nosso portal para outras informações ligadas a diversos tipos de eventos.
