Tempo de leitura: 5 minutos
A produção de eventos inclui não apenas shows e festas, mas também eventos considerados mais sérios, como palestras, cursos, seminários e eventos corporativos. Pensando nisso, é importante saber como fornecer certificados para participantes de eventos, visto que uma boa parcela dos frequentadores desses eventos costuma ir com a intenção de pegar um certificado após a participação.
E quem é responsável pela confecção e entrega dos certificados? Os organizadores, é claro! Mas não pense que elaborar esse tipo de documento dá o maior trabalho, pois basta seguir algumas instruções para que você seja capaz de fazer isso com muita eficiência e bastante praticidade, garantindo a satisfação de todo mundo que comparecer ao evento em questão. Obviamente que você vai ter que se empenhar e disponibilizar tempo, dinheiro e mão-de-obra para finalizar o processo, mas nada que seja trabalhoso demais, pelo menos em comparação com a organização do evento em si, o que exige muito mais esforço.
Certificar alunos e convidados requer gastos adicionais, mas isso deve ser encarado como uma espécie de investimento, uma vez que participantes com seus devidos certificados falarão bem dos eventos produzidos por você, o que tende a gerar um buzz positivo e mais confiança nos próximos eventos.
Veja como fornecer certificados para participantes de eventos
1. Organize os custos
Para não ter prejuízo e muita dor de cabeça em função de problemas financeiros, tenha o maior cuidado possível para organizar os seus custos ao decidir oferecer certificados em eventos. O ideal é seguir uma planilha detalhada, que inclua todos os custos da elaboração de certificados. Para ajudar nossos leitores, nosso time criou uma planilha de planejamento financeira com todos os custos e receitas previstos para a produção de eventos. Baixe agora mesmo e saiba todos os gastos que seu evento terá.
Em geral, organizadores de eventos gastam com a impressão e com profissionais capacitados para a confecção dos certificados, que devem incluir todas as informações necessárias para comprovar que quem os possui esteve no local citado e participou das atividades listadas no documento.
Como há opções de criação de certificados online, você não tem mais a necessidade de gastar parte do seu orçamento com gráficas. Caso você possua impressoras de alta qualidade, é possível mandar imprimir no seu escritório, precisando gastar apenas com tinta e papel, o que sai mais barato do que contratar serviços especializados para efetuar a mesma função.
2. Customize o certificado
Em vez de usar um modelo para todos os eventos, mudando apenas os nomes e dados, aproveite para customizar os certificados, visto que essa personalização vai fazer cada evento se diferenciar dos demais. Além de ser visualmente mais agradável, a customização facilita a vida dos participantes, afinal de contas, é mais simples organizar e separar certificados que não são totalmente parecidos.
Para personalizar um certificado, basta brincar com a variedade de opções disponíveis. Você pode apostar em diferentes cores de letras, tamanhos, ilustrações e outros elementos que farão parte do certificado criado por você e por sua equipe. Só tome cuidado para não deixar o visual poluído. E nada de se esquecer de informações primordiais, comprometendo o objetivo da entrega dos certificados por causa de fatores visuais. Trata-se de uma complementação, não de uma substituição.
3. Distribua de maneira adequada
A entrega dos certificados deve ocorrer adequadamente, permitindo que as pessoas tenham acesso aos documentos sem complicações. Isso vale tanto para a forma pela qual os certificados são distribuídos como para o tempo de espera para que estes cheguem às mãos dos participantes dos eventos.
O mais comum é imprimir os documentos de certificação, deixando para assinar e entregar somente em seguida. Caso você opte por essa alternativa, é só criar um PDF com todos os documentos e mandar imprimir. Desse jeito, é possível fazer a gestão dos frequentadores do evento a partir de uma plataforma específica, começando pela fase de inscrições e terminando na etapa de certificação.
Também há a opção de oferecer só o certificado virtual. Se você fornecer tal documentação e o participante solicitar, você pode enviar o certificado manualmente, via e-mail ou qualquer outra forma de comunicação apropriada para o contato entre vocês. Ainda nessa categoria, você pode realizar o envio manual para todos os participantes ou para frequentadores específicos do evento. No caso da seleção de pessoas, é imprescindível ter uma grande precaução para não enviar certificados errados.
Mas quem deseja uma praticidade maior deve recorrer à distribuição automática para todos os envolvidos no evento. Assim sendo, basta criar os certificados de maneira mais genérica, sem muitos detalhes específicos, o que geraria mais trabalho. Depois disso, é só enviar para os endereços corretos. Ou você pode fazer a disponibilização mais convencional de todas: pessoalmente no fim do evento
4. Não se esqueça de revisar as informações
Como um certificado é um documento definitivo e que pode influenciar na carreira de muitas pessoas, você não deve deixar passar nenhum errinho. Portanto, separe um tempo e um revisor habilitado para conferir se tudo está escrito corretamente, seja na questão de gramática e ortografia ou na parte do conteúdo.
Lembre que se você fornecer certificados com erros, você comprometerá a sua credibilidade. Além disso, a reputação do participante estará em jogo, afinal, se a pessoa apresentar um certificado com erros em qualquer lugar, a chance de rejeição será grande.
Pronto, agora você já sabe como elaborar certificados para participantes de eventos. Logo, basta ter atenção aos detalhes e seguir as nossas dicas para você evitar transtornos ligados à criação e disponibilização desse tipo de documento, que é essencial para quem vai a eventos de caráter acadêmico ou empresarial.
Caso você tenha uma experiência curiosa com a produção de certificados, deixe o seu comentário abaixo. E acesse nosso site novamente para outras informações úteis para você ter êxito na organização de eventos!
