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Se você tem o hábito de produzir evento atrás de evento sem se preocupar com a quantidade do público de cada evento, você já deve ter passado por contratempos relacionados a problemas ligados ao número de pessoas que compareceram a determinado evento, como a falta de espaço para comportar todos os participantes ou a falta de comida suficiente, por exemplo. É devido a tais empecilhos que você deve saber como calcular a quantidade de pessoas em eventos, de modo a evitar dores de cabeça desnecessárias.
Mas por que é tão importante ter os conhecimentos de como calcular a quantidade de pessoas em eventos? Bem, essa pergunta possui diversas respostas, sendo a principal delas a facilidade para planejar o evento em questão. Ao conseguir mensurar o número de frequentadores de um evento, você terá melhores condições de se preparar para aumentar suas chances de êxito.
Outra resposta para a pergunta acima é a eficácia no monitoramento de eventos, o que permite o alcance de mais resultados positivos na produção dos próximos eventos, tendo como base os dados referentes ao evento anterior, principalmente se os eventos apresentam características parecidas em diversos aspectos.
Aprenda como calcular a quantidade de pessoas em eventos
1. Previsão do público
Antes de avaliar quantas pessoas estiveram em seu evento, é essencial definir uma estimativa de quantos participantes estarão no evento, o que proporcionará mais facilidade para que a programação seja elaborada e seguida com grande eficiência. Por conta disso, quanto mais organizado você for, melhor será o saldo do evento.
Lembre-se de que eventuais problemas são inevitáveis e até naturais durante eventos dos mais diversos tipos. Porém, o que não pode acontecer é você deixar que problemas que poderiam ser evitados atrapalhem o andamento de um evento, causando uma impressão negativa sobre os convidados, o que acaba prejudicando a sua credibilidade e comprometendo a reputação da sua equipe. Logo, se você não quer perder clientes em potencial em função desses problemas que podem ser previstos e evitados, fique atento às dicas a seguir.
A primeira instrução para um produtor de eventos que deseja prever o público que comparecerá ao local é fazer pesquisas informais, com o intuito de averiguar se a demanda está em sintonia com a capacidade do local que você pensa em reservar para sediar o evento. É o caso de checar comentários em redes sociais, além de contabilizar as confirmações de pessoas que pretendem ir ao evento.
Outro jeito de identificar um número estimado de possíveis frequentadores é realizar pesquisas no seu site oficial, como perguntas na forma de enquete. Nesse caso, aproveite para saber mais sobre as intenções e desejos do público-alvo, perguntando não apenas se as pessoas vão ao evento, mas se têm a intenção de levar mais pessoas e questionando os fatores de atração que farão os possíveis participantes se deslocar até o local do evento.
Claro que não é recomendável se basear somente nos dados do evento criado no Facebook, por exemplo. Lembre que muita gente informa que vai comparecer só para gerar mais movimentação, o que pode atrair outros usuários, mas não necessariamente representa a realidade dos interessados.
O ideal é que você faça um planejamento a partir dos ingressos vendidos ou distribuídos. Assim, você pode considerar que a quantidade de pessoas que possuem os ingressos ou convites é a mais próxima do público que realmente estará no lugar escolhido. E não se esqueça de ter uma margem para mais, afinal, é melhor que sobre espaço e comida do que esses elementos faltem e o público fique apertado, para fora ou até com fome e sede.
E outra maneira de mensurar o público de um evento é solicitar confirmações via meios mais formais, como cadastro em e-mails. Dessa forma, a probabilidade de errar feio na contagem de pessoas será menor, enquanto a chance de garantir mais satisfação aumentará expressivamente.
2. Monitoramento do evento
Basicamente, o modo mais simples de monitorar a quantidade de pessoas durante e após o evento é recorrer aos convites e ingressos recebidos na entrada. Assim como esses elementos servem para a organização pré-evento, eles também auxiliam no monitoramento de quantas pessoas estão em um evento, o que pode ser feito tanto enquanto este acontece quanto depois que a programação chega ao fim.
Dependendo do tipo de evento, também é vantajoso retornar às plataformas virtuais para analisar o público que divulgou e postou coisas do evento. Só não vale considerar qualquer postagem, visto que há pessoas que comentam e até publicam e compartilham coisas ligadas a um evento mesmo não tendo ido. Portanto, dê preferência a posts mais concretos, como check-in em mídias digitais.
Mais do que a contagem de bilhetes arrecadados durante o evento, é possível mensurar o público a partir de uma equipe contratada especificamente para esse monitoramento, o que é mais comum em eventos de grande porte, como shows de artistas renomados e até manifestações capazes de atrair um público enorme, por exemplo.
Ao contratar profissionais especializados na análise do número de pessoas, confira a eficácia dos trabalhos anteriores da equipe, bem como o método utilizado para avaliar o público, pois você vai querer números mais próximos da realidade possível, não é mesmo?
Em geral, esse tipo de monitoramento acontece pela divisão do local em setores, que são avaliados por pesquisadores posicionados em locais distintos, registrando a concentração média de participantes por metro quadrado. Tudo isso levando em conta a hora de chegada e de partida dos frequentadores. Mas os métodos variam e também consideram outros fatores, os quais devem ser explicados a você pela equipe contratada.
3. Venda de ingressos
Uma forma bem simples de ter um termômetro do público do seu evento é realizar vendas antecipadas pela internet. Ao criar uma página de vendas e disponibilizar os ingressos com antecedência, você terá uma ideia de como está sendo a receptividade do seu evento com o público, e duas coisas podem acontecer:
3.1) A demanda ser extremamente baixa, e poucos ingressos forem vendidos. Isso acenderá seu alerta, e lhe dirá que você precisa melhorar a divulgação de seu evento. Talvez acrescentar mais uma ou duas atrações, fazer promoções de venda. É melhor trabalhar duro nesse momento do que ter prejuízo ao fim do evento.
3.2) A demanda ser extremamente alta, e os ingressos esgotarem rápido. Isso indicará que você fez uma boa divulgação, e seu evento terá o público que você espera. Nesse momento é hora de tomar cuidado com detalhes para garantir a diversão e segurança dos participantes. Nunca venda mais ingressos que a capacidade e tome muito cuidado com filas. Veja se os bares e banheiros são suficientes, analise a quantidade de seguranças. Não esqueça do alvará e se preocupe sempre com imprevistos.
Sendo assim, uma maneira bem fácil e rápida de ter uma resposta antecipada sobre seu evento é realizar a venda pela internet, neste post separamos alguns motivos importantes de se vender ingressos online. Hoje existem algumas plataformas gratuitas que permitem que você realize a venda de ingressos sem necessidade de contrato e de forma que você mesmo possa criar e customizar sua página de vendas. O meuingresso.com é uma delas, e é a plataforma recomendada pelo Produzindo Eventos. Baixe nosso ebook e confira 10 dicas de como vender mais utilizando o meuingresso.com.
Pronto, agora basta colocar em prática nossas recomendações sobre como calcular a quantidade de pessoas de eventos e retornar ao nosso site para deixar seu comentário sobre seus eventos, além de conferir novas dicas!
