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Que investir em divulgação é essencial para o sucesso de qualquer evento todo produtor sabe. Porém nesta semana enumeramos alguns pontos chaves a serem pensados antes de começar este trabalho, principalmente para aqueles produtores que possuem zero ou pouco conhecimento na área de marketing e comunicação.
Divulgação é fundamental! O seu público precisa saber todos os detalhes que envolvem o seu evento: local, horários, mapas, músicas, alimentação, e muitos outros.
Se você tem verba, o ideal é contratar um especialista no assunto para te ajudar nesta divulgação (publicitário, jornalista ou outro profissional/agência de comunicação). Mas se o orçamento está apertado e a equipe precisa ser reduzida, você terá que desempenhar esta tarefa sozinho. Fique atento aos materiais e informações que você precisará dispor em ambos os casos.
Definir as datas exatas
Para saber quando inicia e termina sua divulgação, você precisa definir, logicamente, a data do evento e, posteriormente, estipular datas e prazos para venda de ingressos ou confirmação de convidados.
Dica: Experimente iniciar sua divulgação com um “Save the Date”. Já ouviu falar? O Salve esta Data é uma forma diferente de começar a divulgação do dia do seu evento. Com poucas informações, trata-se de um aviso que indica apenas a data de um evento. É enviado ao público-alvo de 3 a 6 meses antes do acontecimento para que eles possam se programar com bastante antecedência.
O local é importantíssimo
Outra informação importante para iniciar sua divulgação é a definição do local da realização do evento. Com certeza, você também precisará pesquisar mapas e se informar sobre os principais acessos e meios de transporte.
O que encontrar
As pessoas precisam saber o que vão encontrar no seu evento. Por isso, defina o mais breve possível toda a programação e divulgue-a. Se for um show, divulgue com antecedência as bandas que irão tocar. Se for uma feira, saiba de antemão quem serão os expositores. Seu evento terá alimentação? Estacionamento? Quanto mais claro e transparente você for nestas informações, mais segurança passará para o seu público.
Atenção na produção
O seu planejamento de divulgação deverá contemplar os principais meios de comunicação a serem utilizados na campanha (redes sociais, grande imprensa, e-mail, banner, outdoor, etc). Fazer este detalhamento é importante para saber os materiais a serem produzidos. Eles variam entre:
- Release atualizado dos artistas e/ou do evento que está produzindo.
- Fotos de divulgação em alta resolução recentes (não se esqueça do crédito do fotógrafo).
- Peças gráficas de divulgação (banners, logomarcas, flyers, etc).
- Clipping (matérias, fotos, notas, resenhas e críticas publicadas ou veiculadas sobre os músicos ou banda que estarão em sua festa);
- Material audiovisual da banda ou cantor, se houver (músicas, vídeos, e outros).
Uma dica legal, se o seu evento tiver proporções amplas, é disponibilizar estes materiais em um press kit (Kit para imprensa) físico ou pela internet. Esta alternativa vai potencializar suas possibilidades de retorno de mídia sobre a sua promoção.
Programe-se. Corra atrás! Providencia todos os materiais e informações necessários para a divulgação do seu evento e comece o quanto antes. Você certamente terá um melhor retorno de público e dos investimentos que fez em divulgação.
Não coma mosca
Algumas informações para produção desta matéria foram baseadas no livro “Aprenda a Organizar um Show”, de Alê Barreto.
